Personvernerklæring for søkjarar til stilling og tilsette ved Framnes kristne vidaregåande skule

Formålet med handsaminga av personopplysningar er å kunne utføre dei lovpålagde oppgåvene som Framnes kristne vidaregaånde skule står overfor. Dette gjeld både i forhold til kvalifikasjonar til stilling, løn og handsaming av personalsaker.

Søkjarar til stilling

Søknadar til stilling ved Framnes kristne vidaregåande skule vert registrert og lagra i manuelt låsbart arkiv. I prosessen med tilsetjinga vert det utarbeidd samandrag, innhenta referansar og laga vurdering og rangering av søkjararne som vil følgje tilsetjingssaka. Etter handsaminga av søknaden er ferdig, vil papir og epostar frå tilsetjingsporsessen, og papir og epostar som høyrer til søkjarar som ikkje fekk tilbod om stilling, bli makulert dersom anna ikkje er avtala.

Tilsette

Tilsette har rett til innsyn i personopplysningar som er registrerte. Opplysningar som er feil, kan krevjast retta. Opplysningar som skulen ikkje har grunnlag for å handsama, kan krevjast sletta.

Tilsette har teieplikt om personopplysningar som dei får kjennskap til gjennom arbeidet sitt. Ved tilsetjing vert det signert erklæring om teieplikt. Teieplikta gjeld også etter at arbeidsforholdet er avslutta.

Ved tilsetjing vert alle opplysningar som er gjeve i søknaden, registrert – også attestar, cv-ar og vitnemål. I tilsettingsforholdet registrerer me også personnummer og kontonummer for utbetaling av løn. I tillegg vil me registrere opplysningar om alder på barn under 12 år, og ein kan frivillig gi opplysningar om næraste pårørande som skal varslast dersom noko særskilt hender. Fagorganiserte må oppgi medlemsskap i fagforeining dersom kontigenten skal betalast med trekk av løn.

Alle vanlege opplysningar som gjeld løn, vert registrert, t.d. pensjonstrekk, skattetrekk og pensjonsleverandør. Sjukdom og permisjonar vert også registrert i tilsetjingsperioden.

I samband med personalsaker vert skriftleggjorte opplysningar registrert, t.d. oppseiingsar, varslingar eller klager og åtvaringar. (Alle opplysningar som gjeld registrerte personalsaker vert oppbevart i arbeidstakar si mappe som er manuell og i låst skap på rektors kontor.)

Dersom skulen meiner å ha behov for å få tilgang til tilsette sin epost eller anna elektronisk materiale er framgangsmåten nedfelt i forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale.

Tredjepart

For å kunne administrere arbeidsforholdet og oppgåvene som skulen er pålagd, nyttar skulen for ein del tredjepart som lagrar opplysningane om forholdet. Dette gjeld forhold ved løn og skulen sine skuleadministrative system. Via desse systema gjev skulen frå seg vanleg kontaktinformasjon, personnummer, pårørande-informasjon og aktuelle lønsopplysningar. For lærarane vert det også gjeve opplysningar om fag som ein underviser i. Slike opplysningar vert gjeve til Barman Hanssen AS (iSkole), Canvas, Kvam rekneskap AS og Uninett AS (FEIDE).

Det er inngått avtale om datahandsaming med alle tredjepartar.

Lengd på oppbevaring av personopplysningar

Opplysningar om arbeidsforholdet vert sletta når Framnes kristne vidaregåande skule ikkje har behov for opplysningane for å ivareta pliktene sine som arbeidsgjevar. Årsaka til at arbeidsforholdet vart avslutta, vert registrert, t.d. arbeidstakar si oppseiing. Etter avslutta arbeidsforhold vert elektronisk brukarkonto med private filer, samt elektronisk post sletta etter ein månad.

Ansvarleg sakshandsamar

Rektor er ansvarleg for den daglege handsaminga av personopplysningar og at ho vert gjennomført etter gjeldande retningslinjer.